Monatliche Insights zum Outsourcing
Mit unserem Newsletter informieren wir über aktuelle Trends, Rechtliches und vieles mehr zum Thema Outsourcing, Managed Services, Business Process Outsourcing ...
Cliffrock begleitet Unternehmen zur KI |
In der schnelllebigen Wirtschaftswelt von heute ist die Fähigkeit, sich rasch an neue Technologien anzupassen und effiziente, automatisierte Prozesse zu implementieren, entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Doch die Einführung dieser Innovationen erfordert mehr als nur technologisches Know-how; sie erfordert auch eine solide rechtliche Grundlage. Hier kommt die Bedeutung professionell ausgearbeiteter Verträge ins Spiel, insbesondere wenn es um die Beziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Dienstleistern geht. Marktüblich wird häufig das Stichwort "Managed Services" verwendet.
Die Erstellung belastbarer Verträge zu Managed Services ist ein komplexer Prozess, der tiefgreifendes Verständnis sowohl für die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens als auch für die rechtlichen Rahmenbedingungen erfordert. Solche Verträge sichern nicht nur den Zugang zu neuen Technologien und effizienten Prozessen, sondern schützen Ihr Unternehmen auch vor potenziellen Risiken. Sie stellen sicher, dass beide Parteien klare Erwartungen an die Zusammenarbeit haben und legen den Grundstein für eine erfolgreiche, langfristige Partnerschaft.
Die Beauftragung einer auf diese Art von Verträgen spezialisierten Rechtsanwaltskanzlei bietet zahlreiche Vorteile. Experten mit spezifischen Marktkenntnissen können sicherstellen, dass Ihre Verträge nicht nur rechtlich wasserdicht, sondern auch auf die neuesten Trends und Entwicklungen in Ihrer Branche abgestimmt sind. Sie helfen dabei, Risiken nicht nur zu erkennen und zu vermeiden, sondern auch so zu gestalten, dass sie Ihrem Unternehmen zum Vorteil gereichen.
Cliffrock steht an der Spitze, wenn es um die Anfertigung solcher spezialisierter Verträge geht. Unsere Rechtsanwälte verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Beratung von Unternehmen, die an der Spitze der technologischen Entwicklung stehen wollen. Wir verstehen, dass jedes Unternehmen einzigartig ist, und passen unsere Dienstleistungen entsprechend an, um sicherzustellen, dass Ihre Verträge nicht nur Ihre gegenwärtigen Bedürfnisse erfüllen, sondern auch eine solide Grundlage für Ihr zukünftiges Wachstum bilden.
Lassen Sie Cliffrock Ihr Partner sein, um die Zukunft Ihres Unternehmens durch professionell ausgearbeitete Verträge zu sichern. Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu besprechen, wie wir Ihnen helfen können, den Weg für Ihren Erfolg zu ebnen.
Kompetenz-Center für Vertragsmanagement im Unternehmens- und Konzernverbund
Einkaufs- und Verkaufsverträge in Konzern- und Unternehmensstrukturen | Steuerung von Dienstleistern und transparente Vertragsrisiken | Reportete Vertragsleistungen | Exit-Management | Ausfallsicherheit | Outsourcing mit regulatorischen Bezug zur BaFin
Flexibilität | Digitalisierung | Innovation |
Spin-Off einer Rechtsanwaltsgesellschaft
Strategische Fragestellungen zum Pro und Contra von Auslagerungen (outsourcing) |
Cliffrock Blog
Ein Thema beschäftigt seit Jahren Fachbereich und Entscheidungsträger: Pro und Contra bzgl. Auslagerungen. So banal die Fragestellung ist, so banal ist die Antwort: es kommt darauf an. Diese Frage wird zurecht immer wieder aufgeworfen, hat jedes Mal ihre Berechtigung und muss jedes Mal neu einzelfallbezogen beantwortet werden. Setzt sich ein Unternehmen mit dieser Frage nicht auseinander, kann es zu schmerzhaften Konsequenzen kommen. Es geht um strategische Fragestellungen, ob und wie ein Unternehmen Teile der von ihm zu erbringenden Prozesse an Dritte überträgt.
Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht führt die Regulierung von Zahlungsdiensten in Deutschland durch. Im aufsichtlichen Sinn ist die Auslagerung in AT9/ MaRisk i.d.F. vom 29.06.2023 definiert:
„Eine Auslagerung liegt vor, wenn ein anderes Unternehmen mit der Wahrnehmung solcher Aktivitäten und Prozesse im Zusammenhang mit der Durchführung von Bankgeschäften, Finanzdienstleistungen oder sonstigen institutstypischen Dienstleistungen beauftragt wird, die ansonsten vom Institut selbst erbracht würden.“
Hervorzuheben ist, dass aufsichtlich „grundsätzlich Aktivitäten und Prozesse auslagerbar sind, solange dadurch die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsorganisation“ nicht beeinträchtigt wird. Leitungsaufgaben der Geschäftsführung sind nicht auslagerbar; die Auslagerung darf nicht zu einer Delegation der Verantwortung der Geschäftsführung an das Auslagerungsunternehmen führen. Nachfolgend geht es nicht nur um eine Auslagerung im aufsichtlichen Sinn.
Welche Prozesse/ Arbeitsschritte eignen sich für eine Auslagerung:
Prozesse und Arbeitsschritte, die das auslagernde Unternehmen infolge ihrer Komplexität gar nicht in wettbewerbsfähiger Form selbst erbringen kann, sind zwingend auszulagern. Hier denke ich zum Beispiel an das Vorhalten eines Kernbanksystems zur Durchführung von Bankgeschäften wie an die Verarbeitung von Zahlungstransaktionen, um ein einfaches Beispiel zu nennen. Denken wir an die vielen Dienstleister hinter den Instituten wie die Finanz Informatik, die PLUSCARD oder die S-Payment aus dem Bereich der S-Finanzgruppe, oder die Atruvia AG aus dem genossenschaftlichen Bereich oder die SOPRA, die auf keine Bankengruppe eingeschränkt ist. In diesen zwingenden Fällen einer Auslagerung geht es nur um die Frage, mit welchen Instrumenten das auslagernde Unternehmen seine Interessen gegenüber dem Dienstleister absichert. Bereits hier bedarf es einer IT-Strategie.
Spannender ist die Frage in Fällen, in denen Prozesse von externen Unternehmen kostengünstiger und mit höherer Qualität erbracht werden sollen oder wenn das auslagernde Unternehmen die Verringerung der Komplexität seiner Prozesse und/ oder eine Konzentration auf sein Kerngeschäft anstrebt. Hier sollen i.d.R. durch Spezialisierung und Mengenbündelung beim Dienstleister (nachfolgend auch „Auslagerungsunternehmen“) Kosten- und Qualitätsvorteile gezogen werden, die die Wettbewerbsfähigkeit des auslagernden Unternehmens steigern (sollen). In diesem Umfeld müssen Vor- und Nachteile identifiziert und sorgfältig gegeneinander abgewogen werden.
Nachfolgend ein paar Stichpunkte, deren tatsächliche Auswirkungen einer Einzelfallabwägung vorbehalten bleiben:
Vorteile einer Auslagerung |
Abwälzen des Betriebsrisikos auf den Dienstleister („Mindestlohn“, „Stromkosten“, „Energiewende“)
- Personaleffizienz
- Preis- und Leistungsdruck des Dienstleisters durch Innovationen („künstliche Intelligenz“, „Digitalisierung“)
- Spezialkenntnisse müssen nicht aufgebaut werden, sondern werden einkauft
- höhere Flexibilität für die Einführung neuer Prozesse, technischer Anpassungen und für das eigene Leistungsangebot an Kunden
- Amortisationsrisiko trägt der Dienstleister
- Preis- und Leistungsdruck des Dienstleisters durch internationalen Wettbewerb
- Verlagerung der rechtlichen Verantwortung für Schlechtleistung auf den Dienstleister
- Keine/ geringere Kapitalbindung/ Investitionen
- Hohe Flexibilität („Einführung neuer Produkte“, „Leistungsänderungen“, „Wertschöpfung durch Kooperationsmöglichkeiten zur gemeinsamen Leistungserbringung“)
- Abgeschwächte Risiken durch Öffnung der (europäischen) Märkte
- Abgeschwächte Risiken durch Änderungen der gesetzlichen und politischen Rahmenbedingungen („Stromkosten, Transmission der Energiewende“, „Nachhaltigkeit“, „Mindestlohn“ …)
- Auswahlermessen zwischen mehreren Dienstleistern
- Konzentration auf das Kerngeschäft
- Geringere Abhängigkeit von der Rekrutierung von Fachkräften („angespannter Arbeitsmarkt“, „Mindestlohn“, „Krankheitsquote“)
Nachteile/ Risiken einer Auslagerung |
- Kein unmittelbarer Einfluss auf die tatsächliche Qualität der eingekauften Leistung (Erfüllungsrisiko)
- Eigene Haftung im Außenverhältnis gegenüber Kunden kann an Dienstleister nicht durchgereicht werden („Haftungs-Gap“)
- Nachhaltige Schlechtleistung des Dienstleisters begründet eigenen Reputationsschaden am Markt/ gegenüber Kunden
- Erhöhte Anforderungen an eigene Dienstleistersteuerung (Umfang und Qualifikation)
- (erhebliche) Aufwände zur Erfüllung regulatorischer Vorgaben („Reportingpflichten“, „Außenprüfung“)
- Probleme beim Durchreichen aufsichtlicher Vorgaben („Kostendruck“), deren unmittelbarer Adressat das Institut ist, an einen Dienstleister, der der Aufsicht nicht unterliegt
- Weitergabe von know-how und Geschäftsgeheimnissen an den Dienstleister
- Auslagerndes Unternehmen beauftragt individualisierte Weiterentwicklungen beim Dienstleister, die dann von diesem am Markt Wettbewerbern angeboten werden
- Abhängigkeiten zum Dienstleister nach Ablauf der ersten Vertragslaufzeit (Preis- und Leistungsrisiko)
- Aufwände und Risiken beim Wechsel des Dienstleisters („Migrationsrisiken“, „Betriebsunterbrechungsrisiken“, „Dienstleister gibt erforderliche Dokumentation eigener Prozesse nicht bekannt“)
- Insolvenzrisiko des Dienstleisters
- Anspruchsvolle Vertragsgestaltung/ Vertragsrisiken
- Verlust von eigenem know-how/ Aufbau von weiterem know-how beim Dienstleister
- Risiken bei der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters (einschließlich „change of control" auf Seiten der Gesellschafter des Dienstleisters)
Um die Frage einer IT-Auslagerung sinnvoll zu beantworten, bedarf es einer belastbaren IT-Strategie.
Welche Prozesse/ Arbeitsschritte werden häufig ausgelagert |
Typische ausgelagerte Prozesse sind einfache Prozesse, die das Kerngeschäft nicht berühren (Personalverwaltung, Finanz- und Betriebsbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Facilitymanagement und Fuhrparklogistik, Gastronomie und Empfang) oder Prozesse, die eine hohe Spezialisierung und ein anspruchsvolles Mengengerüst erfordern (Kernbanksystem, Call-Center, Issuingprocessing).
Rahmenbedingungen einer Auslagerung |
Es ist ein Irrglaube zu denken, dass an das Auslagerungsunternehmen alle (Haftungs-) Risiken ausgelagert werden können. Auslagerungsunternehmen verhandeln mit umfangreichen Haftungsbeschränkungen bezüglich ihrer Verpflichtung zur Leistung von Schadenersatz, als auch mit Risikoausschlüssen bei der Erfüllung der versprochenen Leistungen. Eine erweiterte Haftung des Auslagerungsunternehmens führt erfahrungsgemäß unmittelbar zu einer empfindlichen Preisanpassung. Versicherungsleistungen zu Erfüllungsrisiken sind aufwendig abzuklären. Besonderes Augenmerk ist erforderlich, um auszuschließen, dass das Auslagerungsunternehmen unter Berufung auf seinen Vertrag die Option nachhaltige Schlechtleistung der Option vertragsgerechte Erfüllung vorzieht.
Abgrenzung Outsourcing zu Managed Services und SaaS (Software as a service) von IT-Dienstleistungen |
Managed Services sind IT-Dienstleistungen, die ein Unternehmen an einen Managed Service Provider (MSP) auslagert. In Abgrenzung zum Outsourcing ist Eigentümer der Hardware das Unternehmen, das auch die Sachherrschaft und die Entscheidungshoheit über seine Hardware-IT behält und lediglich zahlreiche IT-Dienstleistungen ausgelagert werden, die vom MSP in der Regel Remote erbracht werden. Software as a Service ist ein Lizenzmodell, bei dem der Anbieter online Pflege und Wartung einer funktionstüchtigen Software mit vereinbarten Service-Level zur Verfügung stellt.
Ausblick |
Zahlreiche Projekte scheitern infolge einer negativen Prognose zur oder an einer missglückten Akquisition von Fachkräften. Die nahezu sprunghafte Entwicklung der Digitalisierung begründet Amortisationsrisiken, d.h. Risiken, dass die zu erwartenden Cashflows aus einem Projekt nicht ausreichen, um die Investitionskosten zu decken. Mit Einführung der künstlichen Intelligenz wird die Automatisierung von Prozessen zum Schnellboot. Hier werden auch erhebliche Anforderungen an die aufsichtlich geforderte IT-Strategie eines Unternehmens gestellt. Für das auslagernde Unternehmen besteht ein besonderes Spannungsverhältnis einerseits zwischen bewährten Bestandprozessen und andererseits zwischen neuen, schlanken Automatisierungslösungen aus einem sich öffnenden europaweiten Markt. Hier bestehen neben den Risiken auch für jedes Unternehmen erhebliche Chancen. Stefan Roesler, Geschäftsführung DSV-Gruppe, hat einen Ausblick auf das Potential von Künstlicher Intelligenz aufgezeigt
Daher müssen Unternehmen auf ihre Flexibilität achten und sich alle Chancen offenhalten, die zu erwartenden Potentiale zu heben.
Lassen Sie mich Ihre Meinung zu diesem Thema wissen.
München im Juli 2023
RA Jens Chr. Hammersen
Unsere Expertise |
Strategische Beratung und Innovation
Cliffrock ist Ihr Partner für rechtliche Expertise in der Gestaltung und Verhandlung von Unternehmensverträgen. Unsere Schwerpunkte umfassen:
- Unternehmensverträge: Maßgeschneiderte Lösungen für den Einkauf und Verkauf von Dienstleistungen, die Ihre Geschäftsinteressen schützen und rechtlichen Anforderungen gerecht werden. Mit unseren Verträgen können Sie Ihre Dienstleister steuern und frühzeitig auf Leistungshindernisse reagieren.
- Regulierter Bereich: Spezialisierte Beratung im aufsichtlich regulierten Sektor für Bankdienstleistungen, gewährleistet Compliance und unterstützt Ihre unternehmerischen Aktivitäten.
- Auslagerung von Finanzdienstleistungen: Umfassende Begleitung von Banken und Dienstleistern bei der sicheren und regulierungskonformen Auslagerung von Finanzdienstleistungen.
- Erfüllungssicherheit: Optimierung Ihrer Verträge zur Absicherung gegen Leistungsstörungen und zur Wahrung Ihrer Rechte.
- Konzernvorgaben: Anpassung Ihrer Verträge an interne Richtlinien und Vorgaben, mit besonderem Augenmerk auf die speziellen Anforderungen von Konzernen.
Cliffrock steht für kompetente Rechtsberatung mit Blick auf Ihre spezifischen Bedürfnisse. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Ihrem Unternehmen zu rechtlichem Erfolg verhelfen können.
Spin-off
Cliffrock, das Kompetenz-Center für Vertragsmanagement ist ein Spin-off der am Finanzdienstleistungsmarkt beheimateten, bekannten Rechtsanwaltskanzlei HAMMERSENs. Vertragsangelegenheiten wurden in Cliffrock als Beratungsunternehmen ausgegliedert. Cliffrock bietet erprobte und dennoch maßgeschneiderte, schlanke Lösungen an. Dadurch kostet Sie dieser Experten-Service nicht mehr, als Sie benötigen. Als innovativer Spin-off ist Cliffrock Treiber von Innovationen und bringt frische Ideen und neue Technologien wie zertifizierte DMS-Lösungen und Datenaustausch in den Markt.
Cliffrock deckt den Bereich des Vertragsmanagements von einem einfachen Einkaufsvertrag bis hin zu einem Vertragsmanagement mit strengen Reportingpflichten und konketen Steuerungsinstrumenten für das Risikomanagement ab, das regulatorischen Vorgaben der BaFin entspricht.
Unternehmen
Cliffrock verfügt als Ausgliederung aus der Rechtsanwaltskanzlei HAMMERSENs über eine große Expertise und langjährige Markterfahrung im Bereich Unternehmensverträgen für den Einkauf und Verkauf von Dienstleistungen im Konzernverbund und für mittelständische Unternehmen. Damit verkürzen sich Gestaltungsprozesse für Verträge und Anwortzeiten.
Transparente Vertragsrisiken und deren Steuerung, reporteter Erfüllungsstatus von Einkaufs- und Verkaufsleistungen und ein Bündel von Steuerungsinstrumente zeichnen unsere Verträge aus. Der Bereich Payment und Zahlungsdienste mit aufsichtlichen Mindestanforderungen im Bereich Risikomanagement ist ein wichtiger Schwerpunkt der Rechtsanwaltsgesellschaft.
Die Branchenkenntnis ermöglichen es Cliffrock , maßgeschneiderte Lösungen für Kunden zu entwickeln und sie bei allen rechtlichen Fragen zu beraten.
Regulatorik
An Unternehmen werden komplexe Anforderungen aus aufsichtlichen Regularien, Konzernvorgaben und Gesetzen adressiert, die erhebliche Aufwände verursachen. Cliffrock setzt derartige Vorgaben im Kerngeschäft um. Regulatorik so wenig wie möglich, aber so viel wie nötig.
Die Steuerung von Vertragsrisiken setzt angemessene und nicht überzogene Reportingpflichten voraus. Zusammen mit einem Bündel von vereinbarten Reaktionen wird auf diese Weise der Einkauf von Dienstleistungen zu einer echten Alternative mit steuerbaren Vertragsrisiken. Dann können Sie sich auf den Schwerpunkt Ihrer Tätigkeite konzentrieren.
Cliffrock steht für Expertenwissen mit Schwerpunkt im Bereich Auslagerungsverträge, Risikomanagement und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben. Mit unserem know-how können Sie die vertragsgemäße Zulieferung der von Ihnen eingekauften Leistungen überwachen und Ihr Unternhemen steuern.
Datenschutz
Cliffrock sieht Datenschutz als einen Schwerpunkt beim Beratungsansatz, insbesondere im Hinblick auf Cyberangriffe und aufsichtliche Maßnahmen der Datenschutzbehörde. Die Gewährleistung von Datenschutz und die Durchreichung eines abgestimmten Datenschutzkonzepts ist der Schlüssel für eine sichere Unternehmenszukunft.
Abgestimmte und an Dienstleister durchgereichte Datenschutzbestimmungen sind die Grundlage für funktionierenden Datenschutz im Unternehmen.
Durch geeignete Datenschutzbestimmungen kann Cliffrock dazu beitragen, das Vertrauen Ihrer Kunden zu stärken und Ihre Reputation zu schützen.
Effizienz
Effizienz ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer Rechtsanwaltsgesellschaft wie Cliffrock .
Cliffrock strebt danach, durch Effizienz eine qualifizierte Leistung zu angemessenen Preisen anzubieten, um Marktanteile zu gewinnen und sich als führendes Unternehmen in der Branche zu etablieren.
Durch Expertenwissen, effiziente Prozesse und Arbeitsabläufe kann Cliffrock ihre Leistungen optimieren. Dieser Mehrwert wird an unsere Kunden weitergereicht.
Effizienz ist daher ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie von Cliffrock und wird konsequent verfolgt.
Faire Preise
Mandanten von Cliffrock dürfen eine qualifizierte Rechtsberatung zu fairen Preisen erwarten. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit erfahrenen Anwälten ist unerlässlich, um rechtliche Herausforderungen erfolgreich zu meistern.
Cliffrock bietet maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen im mittelständischen Bereich mit Anforderungen an Erfüllungssicherheit, Risikosteuerung und Compliance. Cliffrock steht mit Fachwissen und langjähriger Erfahrung zur Seite, um rechtliche Anliegen effizient und professionell zu lösen.
Cliffrock steht als verlässlicher Partner für qualifizierte Rechtsberatung zu fairen Preisen.
Lean = Fair
Lean Management ist eine effiziente Methode zur Prozessoptimierung in Unternehmen. Nur so können angemessene Preise angeboten werden.
Cliffrock hat bei ihren internen Prozessen viel Aufmerksamkeit auf die Implementierung schlanker, kostengünstiger Strukturen gelegt.
Wir sehen für unsere Dienstleistungen einen europaweiten Markt. Daher druchbrechen wir die regionalen, starren Strukturen mit Organisationseinheiten von Großkanzleien. So generieren wir Kosten-, Qualitäts- und Effizienzvorteile, die Cliffrock an Mandanten weitergibt.
Digital Operational Resilience Act (DORA)
Der Digital Operational Resilience Act (DORA) ist eine Verordnung der Europäischen Union, der darauf abzielt, die digitale Widerstandsfähigkeit von Finanzdienstleistern zu stärken.
Der DORA legt strenge Anforderungen an die IT-Infrastruktur und Sicherheitsmaßnahmen von Finanzdienstleistern fest, um sicherzustellen, dass sie auch in Krisenzeiten handlungsfähig bleiben.
Finanzdienstleister müssen daher ihre Prozesse und Systeme regelmäßig überprüfen und verbessern, um den Anforderungen des DORA gerecht zu werden und die Stabilität des Finanzsystems zu gewährleisten.
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